Document public destiné aux utilisateurs, moteurs de recherche et assistants consultés à la demande. Il n’autorise ni l’accès aux espaces privés ni l’entraînement d’un modèle.

#Guide de configuration et d’exploitation ADMTOOLS

Ce guide présente l’ordre recommandé pour configurer ADMTOOLS et organiser le suivi commercial sans créer plusieurs CRM concurrents. Il s’adresse aux indépendants, responsables d’équipe, collaborateurs et responsables commerciaux.

Principe directeur : une personne possède une seule fiche dans le CRM. Les autres modules affichent ou mettent à jour une partie spécialisée de son parcours : Todo pour l’action humaine, Leads Meta pour l’acquisition Meta, Calendrier pour les rendez-vous et les listes d’attente.

• Version documentaire : 2026-08-29
• Application : https://admtools.app
• Tarifs publics : https://admtools.app/pricing

#Ordre de configuration recommandé

1. Sécuriser le compte administrateur.
2. Compléter l’entreprise, la langue, le fuseau horaire et la devise.
3. Inviter les collaborateurs et définir leurs responsabilités.
4. Créer les services, formules et règles de réservation.
5. Configurer les calendriers et les listes d’attente.
6. Définir le pipeline CRM et les règles de distribution commerciale.
7. Configurer les vues Todo et les politiques de relance.
8. Connecter les canaux d’acquisition utilisés, dont Meta si nécessaire.
9. Tester un parcours complet avec un prospect de contrôle.
10. Activer progressivement les communications, paiements et intégrations.

#1. Comprendre les espaces ADMTOOLS

#1.1 CRM : la source de vérité commerciale

Le CRM contient la fiche unique du prospect ou du client : identité, coordonnées, source d’acquisition, responsable commercial, étape du pipeline, historique, dernière interaction et prochaine étape.

Une personne qui remplit plusieurs formulaires ne doit pas être recréée à chaque fois. ADMTOOLS rapproche les données exploitables au sein du même compte et conserve les différentes soumissions dans leur module d’origine.

#1.2 Todo : la file de travail

Todo contient les actions à réaliser, pas une copie de la fiche CRM. Chaque tâche est liée au prospect concerné et peut être ouverte depuis le CRM ou le canal d’origine.

Exemples : appeler un nouveau prospect, relancer après une absence de réponse, qualifier une demande, vérifier une identité ambiguë ou reprendre un paiement échoué.

#1.3 Leads Meta : le cockpit d’acquisition Meta

Leads Meta conserve l’ordre d’arrivée, le formulaire, la campagne, la publicité, les réponses originales et l’état technique de chaque soumission. Il ne remplace pas le CRM.

Une action commerciale déclenchée depuis Leads Meta agit sur la fiche CRM et la Todo liées. Le statut commercial et le responsable affichés proviennent de la fiche centrale.

#1.4 Calendrier, ateliers et listes d’attente

Ces modules portent les engagements futurs : rendez-vous confirmé, inscription à un atelier ou attente d’une place. Un engagement futur valide peut être la prochaine étape du prospect sans créer une Todo artificielle supplémentaire.

#1.5 La règle de la prochaine étape

Tout prospect actif doit avoir au moins l’un des éléments suivants :

• une Todo ouverte ;
• un rendez-vous futur confirmé ;
• une inscription active en liste d’attente ;
• une participation future confirmée à un atelier ;
• une étape terminale justifiée, par exemple converti, perdu ou archivé.

#2. Sécurité et accès

Accès indicatif : Paramètres → Sécurité.

#2.1 Compte administrateur

• utilisez une adresse professionnelle contrôlée par l’entreprise ;
• choisissez un mot de passe unique si la connexion par mot de passe est activée ;
• activez l’authentification à deux facteurs lorsqu’elle est disponible ;
• conservez les codes de récupération hors de l’application ;
• vérifiez régulièrement les sessions actives et révoquez tout appareil inconnu.

#2.2 Comptes individuels

Chaque membre utilise son propre accès. Un compte partagé empêche d’identifier qui a distribué un prospect, changé une étape ou terminé une relance.

#2.3 Principe du moindre privilège

Donnez à chaque collaborateur uniquement les droits nécessaires. Les réglages d’acquisition, l’administration d’équipe et les opérations courantes peuvent être séparés selon l’organisation.

#3. Entreprise et paramètres généraux

Accès indicatif : Paramètres → Informations de l’entreprise / Général.

#3.1 Informations à compléter

• nom légal et nom commercial ;
• adresse et pays ;
• coordonnées de contact ;
• numéro d’entreprise et informations fiscales applicables ;
• logo et identité visuelle ;
• langue de travail ;
• fuseau horaire ;
• devise et formats de date/heure.

Le fuseau horaire est particulièrement important : il influence les rendez-vous, les échéances Todo et le report des relances vers les heures de travail.

#3.2 Données publiques et données internes

Vérifiez séparément ce qui apparaît sur les pages publiques et ce qui reste interne. Les notes commerciales, motifs de perte et commentaires d’équipe ne doivent pas être publiés sur un site client.

#4. Équipe, collaborateurs et responsabilité commerciale

#4.1 Une identité, plusieurs fonctions

Un responsable commercial est un collaborateur spécialisé pour la vente, pas un second type d’utilisateur.

• Collaborateur : membre de l’équipe dans l’annuaire ADMTOOLS.
• Responsable commercial : collaborateur propriétaire du suivi d’un prospect précis.
• Responsable de Todo : collaborateur chargé de la prochaine action.
• Collaborateur opérationnel : personne qui réalise éventuellement la prestation ou le rendez-vous.

Ces responsabilités peuvent appartenir à la même personne ou à des personnes différentes. Par exemple, Paul convertit le prospect et Sophie assure la prestation.

#4.2 Configuration recommandée

1. Invitez les collaborateurs.
2. Attribuez leurs rôles et accès.
3. Identifiez ceux qui peuvent recevoir des prospects commerciaux.
4. Définissez les équipes de distribution si plusieurs personnes vendent.
5. Testez qu’un collaborateur ne voit et ne traite que les comptes autorisés.

#4.3 Deux filtres à ne pas confondre

Dans le CRM, utilisez explicitement :

• Responsable commercial pour la propriété du prospect ;
• Collaborateur opérationnel pour la prestation ou l’exécution métier.

#5. Services, formules et offres

Configurez les éléments vendus avant d’ouvrir la réservation publique.

#5.1 Services

Pour chaque service, vérifiez au minimum :

• le nom et la description ;
• la durée ;
• le prix et la devise ;
• le mode individuel ou collectif ;
• la capacité ;
• les collaborateurs pouvant le réaliser ;
• la réservation et le paiement en ligne, si utilisés ;
• les temps de préparation ou de battement.

#5.2 Formules, packs et abonnements

Définissez la validité, les services inclus, les limites d’utilisation et les conditions de renouvellement. Testez le comportement attendu lorsqu’un client n’a plus de crédit ou lorsque sa formule expire.

#5.3 Vérification avant publication

Un service publié doit être rattaché à au moins un calendrier et à un collaborateur réellement disponible. Sinon, le prospect peut voir une offre sans pouvoir réserver de créneau.

#6. Calendriers, réservations et listes d’attente

#6.1 Configuration minimale

Pour chaque calendrier :

1. choisissez le fuseau horaire ;
2. définissez les jours et heures de travail ;
3. ajoutez congés, indisponibilités et pauses ;
4. rattachez les services et collaborateurs ;
5. configurez le délai minimum et la fenêtre de réservation ;
6. définissez les rappels et règles d’annulation ;
7. publiez puis testez l’URL comme un visiteur non connecté.

#6.2 Google Calendar est facultatif

La logique CRM, Todo, réservation et relance fonctionne avec le calendrier interne ADMTOOLS. La connexion Google ajoute la synchronisation et la prise en compte des événements externes ; elle n’est pas une condition pour distribuer ou suivre les prospects.

Avant d’activer Google, vérifiez le compte connecté, les calendriers autorisés et le sens de synchronisation proposé. Testez ensuite création, modification et annulation sur un calendrier de contrôle.

#6.3 Réservation confirmée

Une réservation future confirmée devient une prochaine étape visible dans le CRM. La Todo de prise de contact devenue inutile peut être réconciliée afin de ne pas demander à l’équipe de rappeler une personne qui a déjà réservé.

#6.4 Échec après identification du prospect

Si une personne humaine fournit une identité exploitable mais n’achève pas sa réservation, la fiche CRM est conservée et une relance prioritaire peut être créée. Une panne technique du calendrier reste une erreur technique et ne doit pas être transformée silencieusement en résultat commercial.

#6.5 Bots, identités invalides et cas ambigus

• un bot confirmé ou une identité invalide ne crée pas de prospect ;
• une identité humaine exploitable crée ou enrichit la fiche CRM ;
• un rapprochement ambigu est placé à vérifier au lieu d’être fusionné de force avec la mauvaise personne.

#6.6 Politique de liste d’attente

Une inscription active en liste d’attente constitue déjà une prochaine étape. Elle ne nécessite donc pas toujours une Todo immédiate.

Modes recommandés par calendrier :

• Automatique : la liste d’attente et ses notifications suffisent ;
• Commercial : une Todo de qualification est créée immédiatement ;
• Hybride : notification automatique, puis Todo seulement si une intervention humaine devient nécessaire.

Le mode hybride est le réglage de départ recommandé. Créez une Todo si la personne demande à être rappelée, si une information doit être vérifiée, si la place nécessite une confirmation manuelle ou si la notification reste sans réponse.

#7. CRM : pipeline et fiche unique

#7.1 Pipeline

Adaptez les étapes à votre cycle de vente, avec un sens non ambigu. Un modèle simple peut contenir : nouveau, à contacter, contacté, qualifié, proposition, gagné et perdu.

Évitez de recréer ces étapes dans Leads Meta ou Todo. Le pipeline officiel reste celui du CRM.

#7.2 Informations essentielles

Au premier traitement, l’équipe doit pouvoir voir :

• l’identité et les coordonnées disponibles ;
• la source et la date d’acquisition ;
• le responsable commercial ;
• la dernière interaction ;
• la prochaine action ou le prochain engagement ;
• le retard éventuel ;
• les réponses importantes reçues depuis le canal d’origine.

Les champs complémentaires peuvent être enrichis progressivement. Un collaborateur ne doit pas recopier manuellement toutes les réponses Meta déjà capturées.

#7.3 Doublons

Utilisez l’e-mail et le téléphone normalisés pour rapprocher les contacts dans le même compte. Si plusieurs candidats sont possibles, classez la soumission « à vérifier ». Ne fusionnez jamais uniquement sur une ressemblance de nom.

#7.4 Vues opérationnelles

Les vues utiles incluent notamment : nouveaux, mes prospects, non attribués, sans prochaine étape, en retard, source Meta, source calendrier, liste d’attente, rendez-vous futur et perdus.

#8. Distribution des prospects

#8.1 Règle générale

Tout nouveau prospect exploitable doit être rapproché ou créé dans le CRM, puis recevoir un responsable commercial ou rester explicitement dans la file « non attribués ».

#8.2 Ordre de décision

ADMTOOLS préserve d’abord un propriétaire existant. Pour un nouveau prospect, la distribution peut ensuite utiliser :

1. un responsable fixe configuré pour la source ou le formulaire ;
2. une équipe autorisée et sa rotation ;
3. la file non attribuée si aucun collaborateur éligible n’est disponible.

Une absence d’affectation ne doit jamais faire disparaître le prospect. La vue « non attribués » sert de filet de sécurité pour le responsable d’équipe.

#8.3 Alignement avec Todo

La première Todo est généralement affectée au responsable commercial. Une réaffectation doit garder cohérents le propriétaire CRM et la prochaine action, selon la commande utilisée, sans changer automatiquement le collaborateur qui réalisera la prestation.

#9. Todo : traitement et relances

#9.1 Vues quotidiennes

Organisez le travail avec les vues aujourd’hui, en retard, à venir, équipe et non attribuées. La priorité et l’échéance servent à trier, mais ne remplacent pas le lien avec la fiche CRM.

#9.2 Terminer avec un résultat

Une Todo commerciale ne doit pas être simplement cochée. Enregistrez un résultat explicite, par exemple :

• contact établi ;
• aucune réponse ;
• à relancer plus tard ;
• rendez-vous pris ;
• qualifié ;
• converti ;
• perdu avec motif ;
• doublon ou identité invalide.

#9.3 Relance obligatoire quand le prospect reste actif

Les résultats « aucune réponse » et « à relancer plus tard » créent une prochaine Todo selon la politique configurée. La déduplication par objectif évite plusieurs relances principales ouvertes pour le même besoin.

L’échéance tient compte du fuseau horaire et des heures de travail. Un prospect actif ne peut pas perdre sa dernière action sans nouvelle Todo, engagement futur ou résultat terminal.

#9.4 Actions contextuelles

Le même dialogue guidé de traitement peut être ouvert depuis Todo, le CRM ou Leads Meta. Le résultat est enregistré une seule fois dans la logique centrale, ce qui évite trois éditeurs commerciaux divergents.

#10. Leads Meta

#10.1 Quand utiliser ce module

Seules les équipes utilisant les formulaires Facebook ou Instagram doivent le configurer. Les autres canaux continuent d’alimenter le CRM et la Todo sans dépendre de Meta.

#10.2 Ce que le module conserve

• connexion et état de santé de la page Meta ;
• formulaires activés ou désactivés ;
• ordre chronologique des soumissions ;
• formulaire, campagne, ensemble de publicités et publicité d’origine ;
• réponses originales au questionnaire ;
• état technique : reçu, synchronisé, à vérifier ou en erreur ;
• lien vers la fiche CRM et la Todo concernées ;
• outils de retraitement des erreurs.

#10.3 Ce qui appartient au CRM et à Todo

• statut et étape commerciale : CRM ;
• responsable commercial : CRM ;
• action, échéance et résultat de contact : Todo ;
• rendez-vous : Calendrier.

Les raccourcis de Leads Meta restent utiles, mais ils commandent ces objets centraux au lieu de maintenir un mini-CRM séparé.

#10.4 Plusieurs formulaires pour une personne

Si la même personne remplit trois formulaires :

• trois soumissions restent visibles dans Leads Meta ;
• une seule fiche est utilisée dans le CRM ;
• l’historique des trois questionnaires est conservé ;
• une seule relance principale est ouverte pour le même objectif.

#10.5 Configuration par formulaire

Vérifiez l’activation de la réception, le routage initial, l’équipe ou le responsable fixe, la priorité, le délai de la première action et le traitement des soumissions ambiguës. Effectuez un test avec un formulaire de contrôle avant de lancer une campagne.

#11. Autres sources d’acquisition

#11.1 Formulaires publics ADMTOOLS

Une soumission valide crée ou enrichit la fiche CRM du compte concerné et assure une prochaine action. Une identité ambiguë reste à vérifier au lieu d’être fusionnée automatiquement.

#11.2 Réservations et ateliers

Les rendez-vous, listes d’attente et inscriptions futures enrichissent la prochaine étape CRM. Ils ne créent pas de nouvelle fiche commerciale lorsque la personne existe déjà.

#11.3 Création manuelle et import

Avant un import, normalisez les e-mails et téléphones, définissez la source et préparez la règle d’attribution. Importez d’abord un petit échantillon et contrôlez les doublons avant le lot complet.

#11.4 Paiements

Les événements de paiement déjà reçus peuvent alimenter le suivi commercial. La facturation et les paiements restent toutefois leurs propres domaines : la Todo porte seulement l’action humaine requise, pas une copie de la transaction.

#12. Sites, landing pages et formulaires

#12.1 Publication

Avant de publier une page :

• vérifiez le domaine ou sous-domaine ;
• contrôlez l’identité visuelle et les textes ;
• configurez le SEO et les informations de partage ;
• rattachez les formulaires au bon compte ;
• testez consentement, confirmation et création CRM ;
• contrôlez l’affichage mobile.

#12.2 Parcours de contrôle

Utilisez une adresse et un téléphone de test clairement identifiables. Vérifiez successivement la soumission d’origine, la fiche CRM, le responsable, la Todo ou l’engagement futur, puis supprimez les données de test selon votre procédure.

#13. Communications et marketing

Configurez l’expéditeur, les modèles et les consentements avant d’activer une campagne ou une automatisation. Séparez les messages de service des messages marketing et respectez les préférences de désinscription.

Les canaux e-mail, SMS ou WhatsApp ne changent pas la règle commerciale : le résultat et la prochaine action restent rattachés à la fiche CRM unique.

#14. Facturation et comptabilité

Complétez les coordonnées légales, la devise, les taxes et la numérotation avant d’émettre un document réel. Testez devis, facture, avoir et export selon les besoins de l’entreprise.

Les services de paiement externes sont facultatifs pour démarrer le CRM. Ne saisissez jamais une clé secrète dans un champ non prévu et suivez le parcours de connexion proposé par l’application.

#15. Intégrations Google et services externes

La connexion Google est facultative. Selon les fonctionnalités choisies, ADMTOOLS peut demander les autorisations nécessaires pour la connexion, Calendar, Drive ou Gmail. N’activez que les services réellement utilisés.

Après connexion :

1. contrôlez le compte Google sélectionné ;
2. vérifiez les autorisations affichées ;
3. testez sur une donnée non sensible ;
4. confirmez le comportement de synchronisation ;
5. vérifiez la révocation depuis ADMTOOLS et depuis le compte Google.

Les données Google Workspace ne doivent pas être utilisées pour entraîner un modèle général ou fondationnel. Consultez la politique de confidentialité et le DPA.

#16. Contrôle quotidien du responsable d’équipe

#16.1 Début de journée

• traiter les Todos en retard ;
• distribuer les prospects non attribués ;
• examiner les identités et soumissions à vérifier ;
• contrôler les erreurs de synchronisation Meta si le canal est utilisé ;
• vérifier les rendez-vous du jour.

#16.2 Fin de journée

• rechercher les prospects actifs sans prochaine étape ;
• vérifier que chaque Todo terminée possède un résultat ;
• contrôler les relances créées après absence de réponse ;
• vérifier les doublons d’objectifs ouverts ;
• documenter les anomalies avant retraitement.

#17. Checklist de mise en service

#Compte et organisation

• Compte administrateur sécurisé.
• Entreprise, devise, langue et fuseau horaire vérifiés.
• Collaborateurs invités avec des accès individuels.
• Responsables commerciaux éligibles identifiés.

#Offre et planning

• Services et formules créés.
• Calendriers, disponibilités et congés configurés.
• Collaborateurs et services correctement rattachés.
• Politique de liste d’attente choisie.
• Parcours public de réservation testé sans connexion Google.
• Synchronisation Google testée séparément si elle est utilisée.

#CRM, distribution et Todo

• Pipeline CRM validé.
• Règles d’attribution définies.
• Vue des non-attribués accessible au responsable.
• Politiques de relance configurées.
• Résultats Todo et motifs de perte testés.
• Vues sans prochaine étape et en retard contrôlées.

#Acquisition

• Formulaire public testé jusqu’au CRM et à la Todo.
• Meta configuré uniquement si l’équipe utilise ce canal.
• Formulaires Meta, routage, priorité et délai testés.
• Cas doublon et identité ambiguë vérifiés.

#Publication et conformité

• Pages publiques, consentements et informations légales relus.
• Communications de service et marketing séparées.
• Paiement testé en environnement prévu à cet effet si activé.
• Un parcours complet de contrôle a été validé puis nettoyé.

#18. Résumé des règles à retenir

#Support et ressources

• Site : https://admtools.app
• Tarifs : https://admtools.app/pricing
• Confidentialité : https://admtools.app/admintools-confidentiality
• DPA : https://admtools.app/admintools-dpa
• Conditions : https://admtools.app/admintools-terms

Cette documentation décrit le fonctionnement général. Les modules visibles et leurs limites peuvent dépendre du plan, des droits du compte et des intégrations effectivement connectées.